1. 明确收件人、职位及邮箱地址。在发送商务电子邮件前，务必确认收件人的正确邮箱地址、职位以及称呼。使用"To"字段填写接收者的邮箱地址，"From"字段填写发送者的邮箱地址，"CC"（抄送）用于通知其他相关人员，"Subject"（主题）应简洁清楚地表明邮件内容，例如“定价政策会议”或“申请信”。

2. 确定邮件目的。商务电子邮件通常分为几类：表示感谢、回复信息、表达歉意、发布通知、提醒事项、确认信息、提出请求、询问原因、提出建议等。每种类型都有相应的句型模板。例如，表示感谢可以用"Thank you for [动作]/your reply."作为开头；询问原因时，可以使用"Could you tell me...?"、"Would it be possible for you to let me know...?"或"I wonder if you could explain..."等句型。积累常用句型对于提升商务邮件书写能力和效率非常有帮助。参考书籍，如《商务英语周末课堂—电子邮件英语》，也有助于提高写作水平。

3. 直接引入主题。商务邮件应避免冗长的寒暄，适当的称呼和问候后应直接进入主题。例如，可以使用"I'd like to discuss the meeting preparation with you."来表明邮件目的，然后详细说明内容。邮件内容应简洁明了，无需过多修饰。

4. 使用恰当的语气和措辞。在商务电子邮件中，语气和措辞的选择至关重要。与同事或熟悉的工作伙伴沟通时，可以使用非正式语言；而在向上级汇报工作或与客户交流时，则应使用正式语言。例如，在提出建议时，非正式场合可以使用"How is... for you? Is... ok for you?"，而正式场合则应表达为"When would be convenient for you?"。

5. 检查拼写和语法。在发送邮件前，利用电脑拼写检查功能，并对不确定的单词进行字典查询，以确保没有拼写错误。虽然拼写看似小事，但它反映了您的专业态度，不应因小失大，给人留下不良印象。

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文章来源：天狐定制

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