毕业生就业时，其档案原则上应由学校交寄用人单位或其主管部门，或由用人单位凭人事主管部门证明到学校提取。一般来说，每年 7 月 15 日之前各系 ( 分院 ) 根据就业计划整理好毕业生档案材料， 7 月 30 日前 学校就业办完成材料的交寄工作。毕业生档案原则上要通过省机要通信局交寄，有严格的交寄签收程序，一般情况下不会遗失。如有遗失，从档案交寄时间起一年内可以查询。所以毕业生在离校以后，最好三个月内去自己所在单位的人事主管部门了解一下自己的档案是否已寄到单位。若单位未收到毕业生档案，毕业生可凭单位人事部门书面证明到学校查询，或由接收单位人事部门向学校查询。落实了工作单位，并且所落实的单位具有人事管理权的学生，档案应调到该单位；提醒毕业生在签约时一定要注意：在协议书的 “ 档案转寄详细地址 ” 一栏，要用人单位认真填写，以免出现因档案转寄地址不详或档案接收单位不具备接收资格而导致档案遗失、退回。落实了工作单位，但工作单位不具备人事管理权的学生，应将人事档案托管到单位所在地的人才交流中心。签订了暂缓就业协议的学生，档案由学校转交至江西省高等院校毕业生就业指导服务中心。对于没有落实工作单位的学生，如果没有申请暂缓就业，学校应将其人事档案转到生源所在地的人事部门。这一类毕业生应该在规定的时间内到当地人事部门报到，办理人事档案的相关手续，否则就会被认为是 “ 弃档 ”。

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