结论：对于员工自掏腰包垫付购买办公用品后报销的记账问题，可以通过特定的会计处理来操作。以下是详细的步骤：

当员工用自己的钱购买办公用品时，垫付款项的记账应该分为两部分。首先，垫付阶段的会计分录为：

借：管理费用—办公费用

贷：其他应付款

这意味着员工垫付的费用被记录在管理费用的办公费用类别下，同时作为应付但未报销的款项，即其他应付款项。

当报销时，员工需要准备正规发票和采购清单，用于冲销垫付的款项。此时，会计分录会调整为：

借：其他应付款

贷：银行存款或库存现金

这表示报销的款项会减少未报销款项，同时增加公司的现金或银行存款。

为了方便管理，员工可以创建一个采购用品清单的文档，记录每一笔购买，这样在需要报销时可以迅速查证。每个公司可能有自己的特定报销制度，因此建议按照公司的规定进行操作。

对于大额采购，员工可以申请预支货款或者直接由公司付款，而不是个人垫付。在报销流程中，员工需提供发票、入库单和费用报销单，经过一系列的审批程序，最后由出纳发放报销款项。

总的来说，员工垫付办公用品报销的记账过程需要遵循会计原则，并按照公司规定的流程进行操作。

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文章来源：天狐定制

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