公司档案管理是一项关键的业务活动，涉及档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等环节。这不仅有助于维护公司的合法权益，还能确保档案资料的安全性和便利性利用。档案管理的具体内容涵盖了公司各级部门及员工在业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等。

为确保档案管理的有效性，公司采取了统一领导、分级保管、分级查阅的原则，并实施网络化管理。各部门需指定专人负责档案管理工作，即资料员，以确保档案管理的规范性和系统性。

档案整理方面，首先通过以问题特征为主的方法，立小卷，一事一卷。具体步骤包括收集文书档案和企业科技档案类，根据分类和成立时间进行整理，并依据分类方法进行分类，最后根据不同的价值确定保管期限，包括永久、长期和短期。

档案管理的监督机制也非常重要。办公室需定期或不定期地检查各部门和下属单位的档案管理情况，确保档案的完整性和安全性。对于需要销毁的档案，需经过总经理批准，并由两人以上负责监销，同时在清单上签字。

此外，公司还特别强调档案的备份制度，所有有价值的文件、报表、业务记录等必须进行备份，以防止数据丢失。各部门需尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理和保存。备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

在档案的借阅和查阅方面，公司也制定了详细的规定，包括员工不得随意外带公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，并确保档案的安全保管。查阅权限由公司内部具体规定，确保档案管理的有序性。

违反档案管理规定的员工将根据情节轻重，受到相应的处理，从扣薪到法律责任追究不等。公司办公室作为监督责任部门，对档案管理的执行情况进行监督，确保所有员工都遵守相关规定。

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文章来源：天狐定制

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