为了提高办公室工作中制作参会单位或人员座位牌的效率，我们可以通过利用Excel与Word的邮件合并功能实现自动化生成座牌。下面详细介绍这一过程的三个关键步骤。

首先，我们需要在Excel中录入参会人员名单。新建一个Excel工作簿，输入参会人员姓名，并设置相应的列标题。为了方便查看与导入数据，建议删除多余的工作表。然后，保存工作簿，并取名为“座牌.xlsx”。这样做的目的是将参会人员信息整理成电子表格，为后续步骤提供数据源。

接下来，我们来制作座牌Word文档模板。在新建的Word文档中，设置A4纸张大小和左右边距为0.5cm。插入一个文档框，输入示例文字，通过删除这些文字以保持空白。在【形状格式】中调整文本框大小，建议设置为高10cm、宽20cm，具体尺寸根据实际的透明台卡大小进行调整。为制作两面座牌，通过复制文本框并调整位置与对齐，使其形成对折效果。

最后一步，我们将在Word文档中的座牌文本框中插入从Excel工作簿中获取的数据。通过邮件合并功能，将Excel中的数据源导入Word文档。首先，单击【邮件】-【开始邮件合并】-【邮件合并分步向导】。完成邮件合并向导后，选择“座牌.xlsx”工作簿作为数据源。将显示参会人员信息，并允许选择是否打印特定人员。接下来，在文本框中输入【邮件】-【插入合并域】，并选择“参会人员姓名”作为域。这将为每个人员生成一个可打印的页面。设置字体、字号、对齐方式等格式，以确保打印效果美观。为实现座牌对折效果，需要将第二个文本框垂直翻转。完成后，预览合并结果，确认无误后进行打印，裁剪并插入透明台卡。

使用此方法，每次制作座牌时只需在Excel中更新参会人员名单并保存，然后重新打开Word文档。通过邮件合并功能预览更新后的人员姓名，最后完成并合并生成新的Word文档。从此，制作座牌变得既简单又高效。

邮件合并功能不仅适用于座牌制作，还能用于奖状制作、信封打印、商品标签打印等场景。通过Excel和Word的协同工作，可以显著提高办公效率，实现自动化处理，节省时间和精力。

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文章来源：天狐定制

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